Một số vấn đề lưu ý đối với phần mềm kế toán

Ngày: 24/04/2014 12:15 PM

Chào các bạn, Tôi đã đọc qua các mục nói về phần mềm trên TL này . Xin đưa ra một số vấn đề tổng quan nhất khi bạn quyết định sử dụng như một công cụ hỗ trợ đắc lực cho công tác hạch toán kế toán .

Quan điểm khi đưa ra những nhận xét này dựa trên một hệ thống chuẩn đáp ứng cả công việc kế toán tài chính, kế toán quản trị và vấn đề kiểm soát hệ thộng Nói đến kiểm soát hệ thống, mục tiêu này nên xem như một trong những vấn đề quan trọng nhất khi thiết lập bộ máy hạch toán, nó tránh cho ta đựoc những sai sót không đáng có trong hạch toán cũng như việc gian lận kế toán . Ngoài ra những sự cảnh báo khi cần thiết cũng là một vấn đề đáng quan tâm .

1- Quan điểm về hạch toán và sửa sai sót 
Điểm qua các phần mềm kế toán VN, nếu bạn nào đã dùng FAST accounting chắc biết rất rõ khi làm một bút toán , nếu bạn thấy sai và bạn có toàn quyền về hệ thống . Bạn có thể lật ngay đến bút toán nhật ký đó và vào chức năng sửa lại và cập nhật . Bút toán đó sẽ được sửa theo ý bạn . Đó có thể là một sai lầm hoặc một thất bại đối với nhà thiết kế phần mềm . 

Đó chỉ là một VD nhỏ mà hệ thống phần mềm kế toán Việt Nam bỏ qua , thực sự vần đề đó rất lớn đối với công tác kế toán. Bỏ qua những gì mà các nhà làm chính sách nói, chúng ta hãy xem lại những gì cơ bản nhất . 

Trước tiên , Một bút toán khi hoàn tất có nghĩa nó đã hoàn thành và thuộc về quá khứ .Vao thoi điểm n nào đó, bạn làm bút toán đó bất kể là đúng hay sai thì bút toán chỉnh sửa phải được thực hiện vào thời điểm thứ n+1 .Dĩ nhiên nó không chỉnh sửa trên chính bút toán đó mà phải làm một số bút toán. Việc trước tiên là phải kéo bút toán đó ra đúng đường nó vào và thay vào một bút toán mới chính xác (Cài này sẽ bàn tiếp sau).

Vấn đề nữa là về mặt số liệu, sẽ ra sao nếu bạn làm Reconcile xong, đóng sổ xong mọi cái ký tá hết rồi xong nhảy được vào sửa lại . Kết quả Reconciliation sại báo cáo sai nốt . Thậm chí bạn còn không phát hiện ra nếu người khác làm việc đó . Hơn nữa , mình thấy ít tên sếp nào tha cho cái tội làm sai Reconciliation lắm .

Hơn nữa , khi có kiểm tra . Một bút toán khác được làm thay khi có đoàn kiểm tra đến và sau đó nó được sửa lại khi hết thời gian kiểm tra. Như vậy sẽ mang một lỗ hổng rất lớn trong công tác kiểm soát hệ thống.

Xuất phát từ những quan điểm trên , mình thấy rằng đó là một thiếu sót rất lớn , nhất là khi kế toán VN đang từng bước hội nhập hệ thống kế toán quốc tế . Trong khi VN chưa có những chuẩn mực nói về điều này thì việc tham khảo các chuẩn mực về sửa sai sót trên hệ thống chuẩn mực quócc tế sẽ là bước đi lớn . Vì hệ thống mà VN xây dựng sẽ tương thích với thông lệ này .

(Đọc tiếp)

Quay trở lại những lợi điểm khi sử dụng PMKT (Phần mềm kế toán). Có rất nhiều lợi điểm phần mềm kế toán có thể mang lại khi bạn sử dụng như một công cụ hỗ trợ công tác hạch toán kế toán . Nó có thể giúp bạn xử lý tốt các thông tin và phân định rõ ràng các thông tin kế toán theo mục đích người sử dụng . Nó cũng tính toán giúp bạn và loại bỏ rất nhiều các sai sót và các nhược điểm mà kế toán thủ công (Manual Accounting ) mang lại . Công việc hạch toán tự động các bút toán là lợi điểm khi sử dụng hệ thống phần mềm mà kế toán thủ công không có thể mang lại một kết quả khả quan hơn.

Với những giả định chấp nhận theo nguyên tắc sửa sai sót ở trên đã đề cập . Có nghĩa là việc chấp nhận các bút toán làm sai sẽ chỉnh sửa bằng việc lôi nó ra theo đường nó đã vào và thay thế bằng một bút toán chính xác . Một hệ thống tốt cần xem xét đến việc hệ thống đó xử lý kết quả tốt đến mức nào ? Thông thường hệ thống có thể tự động hóa một số hoặc hầu hết các công đoạn mà không có sự can thiệp trực tiếp của kế toán viên trong quá trình xử lý mà vấn cho ta một kết quả mong muốn nhất - Đó là một hệ thống tốt . 

Ý nghĩa của vấn đề trên - Nó có thể dựa trên một hệ thống để xử lý tốt kết quả tránh cho các sai sót đáng có do chủ quan hay cố ý của người sử dụng làm sai lệch đến kết quả hạch toán . Nói chi tiết hơn , kế toán viên không can dự vào quá trình xử lý đó để đảm bảo sự minh bạch từ nhũng dữ liệu mặc định trong hệ thống . Có cách can thiệp khác nêu chưa mong muốn nhưng bằng các điều chỉnh các dữ liệu mà hệ thống cập nhật hoặc chọn một con đường riêng để điều chỉnh.Như vậy việc sai sót hay gian lận ở các khâu có khả năng dẽ xảy ra nhất có thể loại bỏ vì không có khả năng can thiệp của con người, thay vào đó là xử lý có tính hệ thống của phần mềm .

Xin đơn cử một VD về một công đoạn mà phần mềm có thể sử dụng hệ thống can thiệp vào hạch toán (Đối với DN sản xuất bạn nào có hỗ trợ hệ thống BOM trong phần mềm có thể hiểu rõ hơn VD này).

Khi phân quyền trong hệ thống , kế toán bán hàng hay điều phối viên bán hàng vào đánh đơn hàng và cập nhật vào hệ thống các thông tin khách hàng, sản phẩm, ngày giao hàng , vv . Các thông tin này ghi nhận vào cơ sở dữ liệu như một đơn đặt hàng và công việc của kế toán bán hàng tạm dừng ở đây . Chưa có một phát sinh nào ghi nhận về vấn đề vật tư , sản xuất , ghi nhận doanh thu, chi phí , nợ ...... >>>> (Chưa ghi nhận lên Balance Sheet hay P&L , cash flows statements ....).Nó chỉ là một trong những dữ liệu ban đầu để hệ thống xử lý .Vậy cái gì sẽ tiếp theo khi sử dụng ưu điểm của hệ thống ????

Khi đơn hàng đó được chuyển xuống bộ phận sản xuất và lựa chọn vật tư để SX sản phẩm . Kế toán viên có thể lựa chọn đơn hàng và ghi nhận lệnh sản xuất dựa trên phiếu sx . Hệ thống có thể ngầm định và kết chuyển định mức vật tư và các chi phí cấu thành sản phẩm theo đơn hàng và định khoản giúp kế toán viên bút toán sau :

Nợ : Sản phẩm dở dang 
Có : Nguyên liệu (Cấu thành nên SP)
Có : Vật liệu (Cấu thành nên SP)
Có : Vật liệu khác (Nếu có ghi nhận trong hệ thống)

Nếu có BOM chạy hệ thống BOM có kết quả tương tự . 

Khi sản xuất xong, kế toán có thể chạy báo lệnh sản xuất hoàn thành cho đơn hàng , toàn bộ giá trị sẽ kết chuyển sang gias vốn của sản phẩm hoàn thành , hàng hóa (Finished Good). Bút toán hệ thống như sau :

Nợ : Sản phẩm hoàn thành , hàng hóa
Có : Sản phẩm dở dang 
Trị giá : Giá vốn vật tư theo đơn hàng ban đầu

Khi khách hàng nhận hàng việc báo lệnh giao hàng theo từng hạng mục hoặc một phần đơn hàng . Hóa đơn sẽ in ra theo mục chọn và các bút toán kết chuyển trị giá giao hàng sang doanh thu , giá vốn cho doanh thu, nợ ...... dựa vào các mục sản phẩm theo đơn hàng ban đầu và mục chọn giao hàng . Nếu giao chưa hết trị giá hàng vẫn nằm ở kho như một sản phẩm theo số đơn hàng ban đầu .

Qua quy trình trên chúng ta có thể thấy kế toán viên chỉ "ra lệnh" và không cho phép can thiệp trực tiếp một bút toán cá nhân nào -Các module có thể can thiệp khi viết phần mềm đã được khóa cẩn thận và đặc biệt .Các dữ liệu ghi nhận ban đầu do người quản lý hệ thống cung cấp ban đầu cho hệ thống đó (Định mức vật tư, đơn giá, mã sản phẩm ....vv)

Có lẽ chưa đầy đủ nhưng đây là một minh chứng . Vậy khi các bạn chọn phần mềm nên đánh giá đến những yếu tố này mà phần mếm bạn định chọn mua có đáp ứng yêu cầu hay không ?

(Đọc tiếp)

 

- BOM (Bill of Materials )
Một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực cho kế toán DN sản xuất . Đó là hệ thống BOM , có thể nói không ngoa thì BOM là linh hồn của một hệ thống kế toán cho các doanh nghiệp sản xuất . Đúng vậy , Công việc xử lý các kết quả lien quan đến tồn kho, giá vốn và các thông tin kế toán phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống BOM của mỗi phần mềm kế toán . Do vậy khi bạn nắm một hệ thống hạch toán sản xuất mà quan tâm đến việc xử lý công việc trôi chảy không thể không xem xét về việc lựa chọn một hệ thống BOM thích hợp cho mình .

Hầu hết các phần mềm thương mại của VN sản xuất đại trà và một số phần mềm nước ngoài không có hệ thống này . Sun system cũng không có trước đây và công ty Trg gì đó trong nam đã thịnh vượng nhờ thiết kế hỗ trợ cho hệ thống này .

Xem xét trên hệ thống BOM người ta có thấy rất nhiều cái Fields mà ở đó ngưòi ta có thể cài công thức và các dữ liệu ban đầu để hệ thống này tính toán các chỉ tiêu và hạch toán dùm bạn . Đầu ra của nó là các kết quả được xử lý theo ý muốn của người sử dụng và là các thông tin rất quan trọng cho việc thiết lập các báo cáo quản trị . Đó chỉ là một cách nói chung chung .

Tuy nhiên , một hệ thống BOM tốt có thể mang lại kết quả mong muốn và ngược lại . Do vậy việc cùng tham gia với các nhà viết phần mềm để tạo ra một hệ thống theo ý mình là cần thiết. Chỉ có vậy mới đạt được kết quả mong muốn trong hạch toán . Bạn phải cần tư duy về hệ thống tốt và nên xem xét thiết lập con đường hạch toán trước khi cùng nhà viết phần mềm xây dựng lên hệ thống BOM cho mình .

(Đọc tiếp)

- Lựa chọn một hệ thống mở 
Có lẽ các nhà viết phần mềm kế toán VN quá chú trọng đến những quy định hiện hành về mặt chính sách chế độ kế toán VN và họ viết theo những quy định đó . Họ chưa tính toán rằng việc VN đang trên đà hội nhập và việc thay đổi liên tục về chế độ đang là vấn đề thời sự . Các khách hàng của họ cũng dễ rãi trong việc chấp nhận một năm cả chục lần update vào hệ thống của mình . Điều đó chỉ chứng minh rằng hệ thống này chưa thực sự là một hệ thống hoàn chỉnh và là một hệ thống khép .

Nếu có ai đó đã dùng một hệ thống kế toán mở có lẽ khi quay trở lại một hệ thống như vậy cảm thấy rất khó khăn để thích hợp với hệ thống này .Vậy thế nào là một hệ thống mở ??????

Một hệ thống mở tuân thủ những quy định chặt chẽ ề mặt kiểm soát hệ thống nhưng trong vấn đề nghiệp vụ , hệ thống này tạo những con đường để người nắm hệ thống có thể ghi nhận những dữ liệu xử lý ban đầu và thay đổi các tiêu chí để có một kết quả hạch toán mong muốn . Nó chặt chẽ trong những công đoạn xử lý nhất định như đã đề cập ở trên nhưng nó cũng thích nghi với nhưng cái mới . Nói chung là nếu bạn có thay đổi cách thức kinh doanh hay mở rông quy mô thì hệ thống này cũng dễ dàng thích nghi tương ứng . Bạn có thể chọn cách hạch toán theo dạng Accruals hay hạch toán theo thời gian phát sinh nghiệp vụ cũng có một kết quả hoàn hảo . Lợi điểm của nó có thể nhìn thấy là nó khá tương thích và hỗ trợ kịp thời khi có thay đổi chính sách trong khi các phần mềm khác phải chờ một thời gian update mới có thể sư dụng đươc .

Vấn đề này thật khó nhưng nếu bạn cố gắng tìm và chịu chút chi phí thì các nhà phần mềm cũng có thể đáp ứng được các tiêuc hí này . Hiên nay, các phần mềm kế toán được các công ty phần mềm xây dựng từ ban đầu và theo thời gian mà phát triển lên, do vậy không mấy khi họ từ bỏ đứa con của họ và luôn hướng khách àhng theo sản phẩm của mình . Bạn có thể tham khảo những hệ thống mà chưa có sự dày công vun đắp sau đo xây dựng nên theo ý mình vấn có những kết quả khả quan hơn theo ý mình .

Có lẽ phần này thích hợp hơn với các nhà viết phần mềm hơn thì phải . Các bác khi xây dựng hệ thống ban đầu có nghĩ cho người sử dụng về vấn đề này không ?

(Mấy vấn đề về kiểm soát và bảo mật, phân quyền , quan niệm số âm và số dương , cấu trúc hệ thống , Cơ sở dữ liệu và tiện ích cho quản lý ... Tôi xin hện sau tết sẽ viết tiếp, Chào thân ái và quyết thắng )

(Bài viết của tác giả nick Vualua trên diễn đàn webketoan)

Nguồn tin: webketoan
Ý kiến của bạn
     
 
Nhận xét của bạn: (gõ tiếng Việt có dấu, không quá 1000 chữ)

Các tin khác